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 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

La société WAFFLE FACTORY, sise Rue des Digitales 2, à MARQUAIN 7522 (Belgique) exploite le site web de WAFFLE FACTORY.E FACTORY DEVELOPMENT exerçant sous l’enseigne

Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à la protéger. La présente politique de confidentialité explique nos politiques et pratiques quant à la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les données à caractère personnel que nous recueillons sur notre site web et dans nos points de ventes, succursales et franchisés.

Nous vous remercions de bien vouloir prendre connaissance de la présente politique de protection des données à caractère personnel, vous expliquant comment, pourquoi et quelles sont vos données personnelles utilisées par WAFFLE FACTORY. 

Dans le cadre de l’accès, la consultation, la navigation et l’utilisation du site et des services qu’il propose, vous pouvez être amené à communiquer à WAFFLE FACTORY, des données personnelles vous concernant faisant l’objet d’une protection par la loi.

Néanmoins, la navigation sur le site web peut se faire sans que vous ayez à fournir à WAFFLE FACTORY, des informations à caractère personnel ainsi que votre identité.

La présente politique de protection des données fait en effet, référence au Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (appelé plus simplement, le Règlement Général sur la Protection des Données dit « RGPD »).

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le sigle RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données ». Le RGPD encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.

Une « donnée personnelle » est « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable », directement (nom, prénom) ou indirectement (un numéro de téléphone, des éléments spécifiques propres à son identité physique ou physiologique…).

A qui s’applique le RGPD ?

En effet, le RGPD s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, dès lors :

  • Qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne,
  • Ou que son activité cible directement des résidents européens.

En conséquence, le traitement de vos données personnelles s’effectuera conformément au RGPD, à toute législation nationale prise en application des dispositions du RGPD et à toute autre législation régissant le traitement des données personnelles.

Si vous communiquez des données à caractère personnel, WAFFLE FACTORY agit alors en qualité de responsable de traitement et a mis en place des mesures de sécurité adaptées afin de protéger vos données personnelles.

A titre d’exemple, lorsque vous candidatez pour un poste au sein d’un point de vente franchisé, vos données sont alors transmises au franchisé gérant le point de vente en question afin de traiter votre candidature. Dans ce cas, seules les informations utiles au regard du poste à pourvoir seront collectées.

A ce titre, Waffle factory et le franchisé seront considérés comme responsable conjoints de traitement.

Pour toutes demandes particulières, vous pouvez poser vos questions directement à WAFFLE FACTORY en envoyant un courriel à rgpd@wafflefactory.com WAFFLE FACTORY se fera une joie d’y répondre !

1. Quelles sont les données personnelles traitées par WAFFLE FACTORY ?

Il s’agit là de toutes les données que vous saisissez sur le site web ou que vous générez en l’utilisant, ainsi que les données transmises lorsque vous communiquez avec les services de WAFFLE FACTORY.

Les données personnelles traitées se limitent à celles qui sont strictement nécessaires à la fourniture des services proposés sur le site web par WAFFLE FACTORY et à chacune des finalités pour lesquels nous traitons vos données.

Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous (par exemple lorsque vous achetez nos produits dans nos points de ventes) ou indirectement (par exemple à partir de vos appareils électroniques qui interagissent avec notre site web).

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles à renseigner est signalé lors de la collecte. Si vous ne souhaitez pas fournir les données obligatoires, nous ne pourrons pas traiter vos demandes éventuelles.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les données à caractère personnel que nous détenons soient exactes à tout moment. Nous vous encourageons donc à mettre à jour vos données au cas où des changements se produiraient. Nous pouvons également vous demander de mettre à jour vos données de temps à autre.

Nous vous recommandons de ne fournir que les données demandées ou nécessaires à votre requête, à l’exception des données sensibles relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, et des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. 

EXEMPLES DE CATÉGORIES DE DONNÉES

Elles sont reprises ci-dessous, cette liste est non exhaustive :

Données d’identification : Nom, prénom, coordonnées, adresse électronique, numéro de téléphone, les données de facturation.

Données relatives à la connexion : identifiant, date et heure de connexion… ;

Données relatives à la navigation sur le site ;

Données relatives aux transactions et commandes réalisées (produits et services achetés, dépenses réalisées, codes promotionnels) …

Données relatives au Programme de fidélité : carte de fidélité, nombre de points, récompenses demandées, e-mails et SMS envoyés….

Données relatives à votre demande de franchise : Ville d’implantation souhaitée pour le Projet, montant de votre apport personnel, vos motivations pour ouvrir un point de vente WAFFLE FACTORY.

Données relatives à votre candidature à une offre d’emploi (siège ou franchise) : CV, lettre de motivation, affectation souhaitée.

Plus généralement, toutes données utiles au regard de la finalité poursuivie.

Nous pouvons être amenés à combiner les données que vous communiquez avec celles collectées par le biais de moyens automatisés de notre site web comme les données de localisation et ce, avec votre consentement préalable afin que nous puissions vous proposer le point de vente WAFFLE FACTORY le plus proche de chez vous et/ou de votre position géographique.

2. Pourquoi WAFFLE FACTORY utilise-t-elle vos données personnelles ?

WAFFLE FACTORY traite vos données personnelles pour les finalités suivantes : 

Cette liste peut être amenée à évoluer en fonction des besoins du site de WAFFLE FACTORY, elle n’est donc pas exhaustive. En cas de modification de la présente liste nous vous tiendrons informé. 

Création et animation d’un Programme de fidélité pour l’exécution du contrat

Réalisation de statistiques en vertu de l’intérêt légitime : amélioration du Programme de fidélité et des animations commerciales, mesure de l’audience du site et amélioration de son ergonomie.

Gestion des réclamations pour l’exécution de la relation commerciale via le formulaire de contact : réponse aux demandes d’information et autres réclamations éventuelles.

Gestion d’un précontentieux ou d’un contentieux au nom de l’intérêt légitime : défense des intérêts et droits de WAFFLE FACTORY en cas de violation et d’atteinte identifiée sur le site web

Respect des obligations légales et réglementaires au titre des obligations légales et réglementaires

Localisation pour vous proposer le point de vente Waffle Factory le plus proche de votre position géographique, avec votre consentement préalable.

Gestion de votre compte client et vos historiques de commandes en exécution du contrat pouvant nous lier : afin de vous proposer le meilleur choix au regard de vos préférences.

Traitement et préparation de votre commande en « Click and Collect » et gestion de vos factures en vertu de l’exécution du contrat pouvant nous lier.(uniquement dans les points de vente concernés par le « Click and Collect »).

Opérations promotionnelles organisées par la Team WAFFLE FACTORY en vertu de notre intérêt légitime ou de l’exécution d’un contrat.

Recrutement des futurs Waffle Makers des Franchisés (dans la rubrique « recrutement ») pour la réalisation des mesures précontractuelles

Recrutement des futurs collaborateurs et Waffle Makers du Franchiseur (dans la rubrique « recrutement ») pour la réalisation des mesures précontractuelles

Constitution d’une CVthèque au nom de l’intérêt légitime des équipes de WAFFLE FACTORY et si vous l’acceptez afin de vous contacter à tout moment en cas de recrutement.

3. Qui peut avoir accès aux données personnelles que vous avez confiées à WAFFLE FACTORY ?

En tant que responsable du traitement, WAFFLE FACTORY peut être amenée à faire appel à des « sous-traitants » afin de traiter tout ou partie de vos données personnelles, dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.

Par définition au sens du RGPD, le sous-traitant est une personne physique ou morale qui traite des données personnelles à la demande et pour le compte du responsable du traitement.

En ce sens, les catégories de destinataires des données personnelles sont les suivants :

WAFFLE FACTORY et son personnel : Gestion du site web et fourniture des services (exemples, traitement des commandes, réponse aux demandes formulées via le formulaire de contact, …)

Sous-traitants divers (hébergeur, prestataire de maintenance informatique, …) : Pour des questions de performances techniques et logistiques

Conseils divers : Gestion et traitement des précontentieux et contentieux, fourniture de conseils divers

Autorités judiciaires et administratives : Pour l’administration et gestion d’une demande expresse d’une autorité administrative ou judiciaire

Franchisés WAFFLE FACTORY : Dans le cadre de recrutements au sein des différents points de ventes.

Les données sont attribuées aux prestataires dans des conditions susceptibles d’entraîner le transfert de données hors de l’Union Européenne (tels que les Etats-Unis). Le cas échéant, ces transferts seront sécurisés par la signature de clauses contractuelles types avec les concernés.

4. Quels sont les mesures de protection adoptées par WAFFLE FACTORY pour protéger vos données ?

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, WAFFLE FACTORY a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles et garantir la protection de vos droits contre toute éventuelle atteinte ou violation susceptibles d’entraîner, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisée de vos données personnelles.

L’accès à vos données personnelles est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’accéder aux données personnelles pour des raisons professionnelles, elles sont soumises à un devoir de confidentialité à l’égard de WAFFLE FACTORY.

WAFFLE FACTORY garantit également avoir pris les mesures nécessaires permettant d’assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles traitées que ce soit tant vis-à-vis de ses collaborateurs que vis-à-vis de toute personne ou société dûment autorisée par WAFFLE FACTORY amenée à traiter vos données personnelles.

WAFFLE FACTORY s’assure que le partenaire respecte des engagements aussi contraignants que les siens en termes de sécurité et quant au respect de la législation sur les données personnelles et qu’il offre les garanties appropriées protectrices à votre vie privée.

Néanmoins, WAFFLE FACTORY attire votre attention sur les risques liés au fonctionnement d’Internet et l’existence d’éventuels risques en termes de pertes ponctuelles de données ou d’atteinte à la confidentialité des données transitant via ce réseau. Par ailleurs, les informations proposées sur le site web pourront être interrompues pour des cas de force majeure ou indépendants de la volonté de WAFFLE FACTORY ou des faits ne relevant pas de la responsabilité de WAFFLE FACTORY.

En ce sens, en cas d’atteinte à la sécurité et/ou à la confidentialité de vos données personnelles collectées lors de la consultation et de la navigation sur le Site, une alerte de sécurité relative à ladite atteinte vous sera notifiée dans les meilleurs délais. 

5. Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées par WAFFLE FACTORY ?

Vos données personnelles ne seront conservées que durant la période nécessaire répondant aux finalités pour lesquelles vos données ont été collectées et/ou pour se conformer à des exigences légales ou réglementaires d’archivage par exemple.

Sauf exceptions :

Les données collectées dans le cadre d’une demande d’information, d’une réclamation ou d’une demande de franchise sont conservées le temps du traitement complet et de la clôture de la demande d’information ou réclamation ;

Les données de connexion sont conservées pendant douze (12) mois.

Les données effacées via des cookies sont conservées pendant treize (13) mois maximum.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature à une offre d’emploi sont conservées pendant deux (2) ans à compter de votre dernier contact avec WAFFLE FACTORY, sauf demande de destruction de votre dossier avant ce délai ;

Les données collectées dans le cadre de votre demande de franchise sont conservées jusqu’au traitement complet de celle-ci.

Les données relatives à la gestion du Programme de fidélité sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, plus trois (3) ans.

Les données de géolocalisation, suivant votre consentement, sont conservées 24 heures.

Plus généralement, au-delà de la période ci-dessus, vos données personnelles sont conservées pendant : cinq (5) ans pour les données conservées à des fins de preuves, notamment les données personnelles des salariés de l’entreprise comme par exemple les bulletins de paie ; dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable pour les données conservées à des fins comptables, ainsi que pour les documents commerciaux (factures, correspondances commerciales, etc.).

6. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées par WAFFLE FACTORY ?

Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de communication des informations et données détenues par WAFFLE FACTORY.

WAFFLE FACTORY s’engage à supprimer de ses bases de données les données personnelles des utilisateurs inactifs depuis 2 ans afin de respecter le droit à l’effacement prévu par le RGPD.

Vous disposez par ailleurs, d’un droit de portabilité de vos données, de limitation des traitements, d’un droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après son décès, d’un droit d’obtenir que vos données à caractère personnel soient transmises dans un format structuré et d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

L’exercice de votre droit sera fonction de la base légale du traitement opéré sur vos données.

En l’absence de réponse ou de réponse non satisfaisante, la personne concernée a la faculté de saisir l’Autorité de protection des données : https://www.privacycommission.be/fr

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant au Responsable à la protection des données désigné en fournissant des éléments susceptibles de justifier de votre identité par email (rgpd@wafflefactory.com) ou par courrier à l’adresse suivante : Rue des Digitales 2 à MARQUAIN 7522 (Belgique)

En l’absence de réponse ou de réponse non satisfaisante, la personne concernée a la faculté de saisir l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen

(Dernière mise à jour : 26/04/2023)